Magazine on the Spot faciliteert het toeval

Zo’n vijftig keer per jaar rukken mediateams van Magazine on the Spot uit naar congressen en events in heel Nederland. Doel: verrassende verbindingen, slimme ideeën en nieuwe inzichten genereren. Dat gebeurt met deelnemers in werkvormen op het snijvlak van theater en communicatie. De resultaten worden (razendsnel) vastgelegd, in fancy (digitale) magazines.

Logeion, Kunstbalie, SVn, RVO, de ministeries van EZ, OCW, IenM en VenJ, de Universiteit Leiden en de Rijksacademie voor Overheidscommunicatie: allemaal kiezen ze ervoor een mediateam in te huren van Magazine on the Spot. Waarom? Het is snel, eigentijds en nog inhoudelijk ook.

Magazine on the Spot is een product van de communicatieprofessionals van Unit-2. Doel is om in wisselende coalities (afhankelijk van wat er nodig is) de opbrengst van congressen, events en symposia snel en duurzaam te ontsluiten, voor de deelnemers maar vooral ook voor diegenen die er niet bij waren. Dat doet Magazine on the Spot in de vorm van teksten, foto’s, infographics en korte filmpjes, gegroepeerd in (digitale) magazines.

Kennis beschikbaar

Hans Tönjes van de Vereniging Spoedhulp Jeugd kan zo een aantal redenen noemen waarom zijn ‘club’ elk jaar een congres organiseert: “Om inspiratie op te doen, de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Maar ook vanwege de uitstraling, om een gevoel van urgentie te kweken, om inhoudelijk bij te praten.” Dat congres kreeg een ‘flinke inhoud’, met ‘stevige thematische workshops’. “En dan wil je uiteraard dat die kennis ook na het congres beschikbaar is, als iedereen weer op de werkvloer staat”, aldus Tonjes.

Lees het e-zine Prijs je rijk over de communicatiedag Rijksoverheid 2016 hier 

Snel en eigentijds

Tijdens een bijeenkomst over veiligheidshuizen in Edam maakte hij kennis met Magazine on the Spot: journalisten, fotografen, vormgevers, infographicmakers en filmers, die samen razendsnel digitaal verstuurbare verslagen maken van congressen en symposia. Zo’n magazine valt eventueel de dag erna al in de mailbox van alle deelnemers, en gaat – indien gewenst – via de digitale snelweg ‘de hele wereld’ over. Dat was precies wat Tönjes zocht. “Het is snel, eigentijds en nog inhoudelijk ook.”

Focus aanbrengen

Maar daar blijft het niet bij: Magazine on the Spot gaat tijdens zo’n congres ook met deelnemers aan de slag, in creatieve werkvormen op het snijvlak van theater en communicatie. Doel: verrassende verbindingen leggen, nieuwe coalities smeden en ‘het toeval faciliteren’. Want daar komen vaak mooie nieuwe ideeën uit voort.

En dus vroeg Hans Tönjes Magazine on the Spot om ook zijn congres te coveren. Het ‘intakegesprek’ dat daarop volgde, heeft hem direct al geholpen om focus aan te brengen in de programmering. “Wat willen wij vertellen? Waarmee kunnen onze leden aan de slag? Daar kreeg ik, toen we met elkaar nadachten over de verslaglegging van het congres, beter zicht op.”

Lees het e-zine van de deelnemersbijeenkomst van Svn hier 

Schot in de roos

Tijdens het congres zelf constateerde hij vervolgens dat het inhuren van het mediateam een schot in de roos was: “Magazine on the Spot is een attractie op zich, met al die mensen in hetzelfde shirtje, die heel actief de congresbezoekers bij het e-zine betrekken. Daar gebeurt echt wat. De energie spat ervan af.”

Maximale betrokkenheid

Die duidelijke zichtbaarheid op de congresvloer is heel erg belangrijk, stelt Eric Went van Magazine on the Spot. “Wij willen immers de aanwezigen maximaal bij onze magazines betrekken. Door tweegesprekken te organiseren aan de redactietafel bijvoorbeeld. Maar we vragen deelnemers ook om recensies te schrijven van de workshops die ze volgen. Via een groot beeldscherm kunnen ze vervolgens live volgen waar hun stukje in het magazine geplaatst wordt. Zo gaan ze direct met de aangeboden inhoud aan de slag, en maken we hen meteen bondgenoot van het magazine. Dat helpt bij de verspreiding online. Ook vragen we deelnemers altijd hoe ze verder gaan na het congres: wat gaan ze morgen anders doen? Die ideeën en intenties zijn namelijk enorm waardevol voor organisaties.”

Inspiratiemagazines

In plaats van een verslag van de dag, worden de eindproducten van Magazine on the Spot inmiddels steeds meer inspiratiemagazines voor de periode na dat grote evenement. Went: “Voor de aanwezigen is een verslag van de dag leuk. Maar een organisatie heeft er meer aan als een magazine langer bruikbaar is, dat het inspiratie levert om echt mee aan de slag te gaan. Dan doe je namelijk echt iets met al die energie die op zo’n dag vrijkomt. En kan je ook iedereen meenemen die niet aanwezig was.”

Bovendien leveren de creatieve werkvormen van Magazine on the Spot deelnemers steeds vaker nieuwe contacten, aantrekkelijke leads en aanknopingspunten voor innovatie op. Went: “We maken er as het ware een sport van om het toeval te faciliteren. Immers: innovatie ontstaat vaak als je partijen aan elkaar koppelt die elkaar normaal gesproken niet weten te vinden. Wij doen er alles aan om onverwachtse coalities tot stand te brengen. De rest moeten de deelnemers dan vervolgens zelf doen.”

Lees het e-zine ‘Verbinding in de samenleving’ van het ministerie van SZW hier 

Vooraf meepraten

Inmiddels heeft Magazine on the Spot meerdere mediateams die actief zijn. E-zines worden zelfs ook al gemaakt in het Engels en in het Duits. Tussen de bedrijven door werkt Magazine on the Spot gestaag voort aan innovatie van het succesvolle product. Went: “Zo hebben we inmiddels veel ervaring in hoe je een evenement opbouwt. Wat werkt en wat werkt niet? Hoe betrek je deelnemers maximaal bij jouw event? Dus waar dat kan praten we al in de ontwerpfase van een event mee. Dan kunnen we in de programmering allerlei extra interactie-momenten inbouwen. Zo benut je het menselijk kapitaal optimaal. Want het zijn ten slotte de deelnemers die het daarna moeten gaan doen.”

Meer weten?

Kijk dan op www.magazine-ont-the-spot.nl