Congresverslaggeving 2016

Logius, de gemeente Leiden, Vereniging Spoedhulp Jeugd, Kunstbalie, de ANWB, Nuffic, de Universiteit Leiden: allemaal kiezen ze voor razendsnelle digitale verslaglegging van hun congres of symposium, in tekst, beeld en film. Waarom? “Het is snel, eigentijds en nog inhoudelijk ook.”

Hans Tönjes van de Vereniging Spoedhulp Jeugd kan zo een aantal redenen noemen waarom zijn ‘club’  in juni een congres organiseerde: “Om inspiratie op te doen, de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Maar ook vanwege de uitstraling, om een gevoel van urgentie te kweken, om inhoudelijk bij te praten.” Dat congres kreeg een ‘flinke inhoud’, met ‘stevige thematische workshops’. “En dan wil je uiteraard dat die kennis bewaard blijft, ook na het congres beschikbaar is, als iedereen weer op de werkvloer staat”, aldus Tonjes. “Aan de andere kant weet ik uit ervaring dat de energie van zo’n congres op de dag zelf hoog oploopt, maar daarna ook snel weer vervliegt. Terwijl ik juist die energie en inhoud wil benutten om, ook op de langere termijn, de organisatie een stap verder te helpen.”

Focus in programmering
Tijdens een bijeenkomst over veiligheidshuizen in Edam maakte hij kennis met Magazine on the Spot: journalisten, fotografen, vormgevers, infographicmakers en filmers, die samen razendsnel digitaal verstuurbare verslagen maken van congressen en symposia. Zo’n magazine valt de dag erna al in de mailbox van alle deelnemers, en gaat – indien gewenst – via de digitale snelweg ‘de hele wereld’ over. Dat was precies wat Tönjes zocht. “Het is snel, eigentijds en nog inhoudelijk ook.” En dus vroeg hij Magazine on the Spot om ook zijn congres te coveren. Het ‘intakegesprek’ dat daarop volgde, heeft hem direct al geholpen om focus aan te brengen in de programmering. “Wat willen wij vertellen? Waarmee kunnen onze leden aan de slag? Daar kreeg ik, toen we met elkaar nadachten over de verslaglegging van het congres, beter zicht op.”

Schot in de roos
Tijdens het congres zelf constateerde hij vervolgens dat het inhuren van het mediateam een schot in de roos was: “Magazine on the Spot is een attractie op zich, met al die mensen in hetzelfde shirtje achter een lange tafel, die heel actief de congresbezoekers bij het blad betrekken. Daar gebeurt echt wat. De energie spat ervan af.” Net als Tönjes is ook Gerdien Cox van congrescentrum Antropia in Driebergen enthousiast. Zij heeft de diensten van Magazine on the Spot zelfs opgenomen op de website, als extra service voor klanten van haar congrescentrum. “Zo kunnen we hen betaalbare, kwalitatief goede verslaglegging op allerlei niveaus aanbieden. Bovendien: Magazine on the Spot werkt snel, doet dat heel interactief en het resultaat ziet er mooi uit. Dit is congresverslaggeving 2015.”

Inspiratiemagazines
Die duidelijke zichtbaarheid op de congresvloer is heel erg belangrijk, stelt Eric Went vanMagazine on the Spot. “Wij willen immers de aanwezigen maximaal bij onze magazines betrekken. Door tweegesprekken te organiseren aan de redactietafel bijvoorbeeld. Maar we vragen deelnemers ook om recensies te schrijven van de workshops die ze volgen. Via een groot beeldscherm kunnen ze vervolgens live volgen waar hun stukje in het magazine geplaatst wordt. Zo gaan ze direct met de aangeboden inhoud aan de slag, en maken we hen meteen bondgenoot van het magazine. Dat helpt bij de verspreiding online. Ook vragen we deelnemers altijd hoe ze verder gaan na het congres: wat gaan ze morgen anders doen? Die ideeën en intenties zijn namelijk enorm waardevol voor organisaties.” In plaats van een verslag van de dag, worden de eindproducten van Magazine on the Spot inmiddels steeds meer inspiratiemagazines voor de periode na dat grote evenement. Went: “Voor de aanwezigen is een verslag van de dag leuk. Maar een organisatie heeft er meer aan als een magazine langer bruikbaar is, dat het inspiratie levert om echt mee aan de slag te gaan. Dan doe je namelijk echt iets met al die energie die op zo’n dag vrijkomt. En kan je ook iedereen meenemen die niet aanwezig was.”

Vooraf meepraten
Alleen al in de maand november gaan verschillende teams van Magazine on the Spot twaalf keer op pad: van Oirschot naar Rotterdam en van Leiden naar Bussum. “Erg leuk”, aldus Went. “Wij krijgen er zelf namelijk ook heel veel energie van.” Tussen de bedrijven door werkt Magazine on the Spot gestaag voort aan innovatie van het product. “Zo denken we dat we de energie van een congres nog beter kunnen vasthouden als we al in de ontwerpfase van een event meedenken. Nu schuiven we vaak pas aan als het programma van het congres al staat. Praten wij vooraf al mee, dan kunnen we in de programmering allerlei extra interactie-momenten inbouwen. Zo benut je het menselijk kapitaal optimaal. Want het zijn ten slotte de deelnemers die het daarna moeten gaan doen.”